Como os escritórios de advocacia podem otimizar o trabalho remoto?

Após o surto de COVID-19, empresas de vários setores adotaram o trabalho remoto, e o jurídico não é exceção. Hoje, os escritórios de advocacia estão trabalhando remotamente, transformando a forma como operam.

Os profissionais jurídicos estão colaborando com seus colegas em casa, nos tribunais ou nos escritórios dos clientes, utilizando várias ferramentas de hardware e software que estão rapidamente se tornando onipresentes. Por outro lado, para alavancar as configurações de trabalho remoto e economizar custos, muitos escritórios de advocacia estão recorrendo a soluções legais virtuais e empresas externas que fornecem serviços de suporte jurídico remotamente.

No entanto, em meio a essa corrida pela construção de recursos flexíveis para trabalhar remotamente, a administração de escritórios de advocacia geralmente tem sido negligenciada. Dada a sua importância na gestão de todo o escritório de advocacia, principalmente enquanto os advogados trabalham remotamente, vamos ler algumas das melhores dicas de gestão de escritórios de advocacia para otimizar o trabalho remoto para o seu escritório de advocacia.

Dicas para otimizar o trabalho remoto do seu escritório de advocacia

Invista em Tecnologia para Melhorar Diversas Funções

Para operar com eficiência em um ambiente de trabalho remoto, como proprietário de um escritório de advocacia, você precisará investir nas tecnologias certas, incluindo aplicativos de software para diferentes funções, das quais duas são discutidas abaixo.

Gerenciamento de documento

Considerando a crescente necessidade de garantir a segurança dos documentos durante o trabalho remoto, você precisa começar a usar um software de gerenciamento de documentos baseado em nuvem para melhorar o armazenamento, acessibilidade, processamento e segurança dos documentos.

Gerenciamento de Projetos

Muitos escritórios de advocacia não estão usando nenhum sistema de gerenciamento de projetos básico ou especializado. Essa é uma das razões pelas quais seus arquivos de projeto geralmente permanecem desorganizados, aumentando a falta de conscientização entre a equipe sobre os cronogramas do projeto. Portanto, para otimizar o trabalho remoto do seu escritório de advocacia, um software de gerenciamento de projetos (além dos dois acima) é obrigatório incluir em seu plano de investimento em tecnologia.

Promova a comunicação e colaboração digital

A comunicação desempenha um papel fundamental quando uma equipe composta por vários advogados ou assessoria jurídica trabalha em um caso. Os advogados precisam discutir várias coisas relacionadas aos seus casos, e o cenário de trabalho remoto está gerando desafios. Para que sua equipe trabalhe remotamente com eficiência, você precisa implementar excelentes sistemas de comunicação que possam diminuir a distância entre eles.

Você pode considerar o uso do Skype, Microsoft Teams, Zoom ou outras ferramentas profissionais para promover a comunicação e a colaboração em seu escritório de advocacia. Quando as coisas vão bem nas operações virtuais, a administração do escritório de advocacia se torna mais fácil e gerenciável. E tudo isso não apenas otimizará o fluxo de trabalho de sua empresa em um ambiente de trabalho remoto, mas também aumentará a eficiência, a produtividade e reduzirá o TAT.

Fique de olho nos requisitos de seus clientes

Embora os governos federal e estadual tenham retirado várias restrições, muitos clientes e profissionais da assessoria jurídica  ainda querem evitar visitas físicas a escritórios de advocacia e escritórios, respectivamente. No entanto, a comunicação entre um advogado e um cliente é vital, e a sensação de desconexão é um retrocesso considerável.

Por exemplo, sua equipe pode estar preparando um caso de forma diferente, enquanto seu cliente pode querer que outra coisa seja o ponto central do caso. Em tais situações, as discrepâncias podem levar a resultados atrasados ​​ou até mesmo causar falhas.

Portanto, ligar para seus clientes e perguntar sobre suas necessidades ajudará você a manter toda a equipe (associada aos seus respectivos casos) na mesma página. Essa comunicação clara levará a um melhor desempenho mesmo quando sua equipe trabalhar remotamente.

Estabeleça KRAs e alvos claramente

Em primeiro lugar, observe e determine se o novo normal mudou seus alvos ou não. Em caso afirmativo, tente encontrar as causas por trás dessa mudança. Sim, nestes tempos altamente incertos, mantenha sua equipe informada sobre as mudanças nas práticas legais de negócios, objetivos da equipe, demandas dos clientes etc.

Além disso, alguns de seus funcionários podem ser trabalhadores remotos iniciantes; portanto, você precisa garantir que eles conheçam suas principais áreas de responsabilidade (KRAs) ou fazer um documento formal declarando o que eles devem fazer diariamente.

Além disso, você precisa confiar em seus funcionários. Embora seja um negócio difícil, especialmente quando eles estão trabalhando em outro lugar e você os supervisiona de outro lugar, é vital confiar em sua equipe e em seu esforço para obter o melhor desempenho.

Busque suporte externo quando necessário

A terceirização de processos legais pode ser um divisor de águas no ambiente de trabalho remoto de hoje. Pequenos escritórios de advocacia que podem não ter os recursos necessários para lidar com grandes casos podem obter assistência de escritórios externos e aproveitar oportunidades que poderiam ter perdido de outra forma.

Você pode terceirizar trabalhos administrativos legais tediosos, repetitivos e demorados para um provedor de suporte jurídico confiável. Dessa forma, você pode colher todos os benefícios de ter  assessoria jurídica  interna a custos mais baixos sem precisar contratar advogados em tempo integral.

Agora que a maior parte da carga de trabalho de sua empresa é compartilhada com seu parceiro, você tem mais tempo para se concentrar na otimização do trabalho remoto . Além disso, você pode redistribuir sua equipe para outras tarefas importantes que criam valor para seus clientes e escritório de advocacia.

Revise a imagem geral do seu escritório de advocacia regularmente

Os proprietários de escritórios de advocacia precisam estar constantemente atentos ao desempenho e à saúde financeira de seus escritórios. Eles precisam lidar proativamente com situações desafiadoras e corrigir problemas antes que eles se agravem e causem qualquer dano. Para isso, eles precisam revisar regularmente métricas cruciais que avaliam horas faturáveis, desempenho dos funcionários, satisfação do cliente, custos indiretos, lucratividade etc.

Se você não estiver fazendo isso, é hora de mergulhar no conjunto de dados internos e externos e examinar o desempenho do seu escritório de advocacia. Poste isso, você terá insights suficientes que o ajudarão a tomar decisões sólidas para operações remotas e gerenciamento financeiro.

Conclusão

A tecnologia tornou possível para os escritórios de advocacia permitir que seus funcionários trabalhem em casa ou em outros locais. Sim, no novo normal, o setor jurídico está pronto para avançar e gerenciar mais funções jurídicas virtualmente. Advogados e escritórios de advocacia estão adotando cada vez mais a Jus Econômico para trabalhar, mesmo quando não estão no escritório. No entanto, parecem ser lentos na construção de estratégias de gestão, o que é crucial para sobreviver nas novas realidades de hoje.

O trabalho remoto eficaz e o gerenciamento de equipe podem resultar em maior eficiência, maior desempenho e mais produtividade e receita. Você está pronto para otimizar suas operações de trabalho remoto de forma eficaz? Obtenha a assistência de nossos especialistas jurídicos com processos de back-office e libere-se para se concentrar em áreas críticas como avaliação, gerenciamento de operações, desenvolvimento de negócios, atendimento ao cliente etc. Suporte Jurídico Mundial hoje.